Главная > Маркетинг > Копирайтинг > Безупречное деловое письмо: как учесть все нюансы?
КопирайтингОбучениеРазвитие

Безупречное деловое письмо: как учесть все нюансы?

Безупречное деловое письмо

Пойдя по пути бизнеса, каждый человек вынужден вести деловую переписку с разными людьми и официальными структурами. Деловое письмо – важная часть нашего личного имиджа, оно во многом представляет и презентует нас. Поэтому вопрос о том, как написать правильное деловое письмо и при этом учесть все нюансы, стоит того, чтобы его рассмотреть самым серьезным образом.

Что греха таить, многим проще решить самую сложную проблему и даже разгрузить вагон, чем написать простейшее деловое письмо. Это часть работы, которую предприниматели стараются делегировать, что не у всех получается.

На самом деле, деловая переписка подчиняется нескольким несложным правилам, которые необходимо усвоить, и все пойдет на лад.

1. Соблюдение формальностей. Первое, на что обращает внимание респондент любого послания, – это внешний вид документа и его оформление. Никому не захочется читать документ с длинным сплошным текстом, да и доверия к нему будет мало.

2. Деловой подход. Не надо играть шрифтами, делать много подчеркиваний и выделений – четкость, внятность и ничего лишнего. Письмо лучше печатать на фирменном бланке или, по крайней мере, на листе с логотипом предприятия в верхней части. Важно не забыть указать дату написания, поставить подпись и добавить актуальные контактные данные, полное имя и должность отправителя.

3. Работа над текстом. Хорошо, если в начальной части будет краткий анонс письма – одной-двух коротких фраз будет вполне достаточно. Обязательно надо начинать письмо с краткого приветствия, и лучше, если адресат будет назван по имени («Уважаемый Алишер Мухамедович…»). Далее надо без предисловий переходить к сути, соблюдая деловой стиль и избегая многословности и излишней эмоциональности. Чем короче и понятнее будет текст, тем благосклоннее получатель отнесется к посланию и быстрее подготовит ответ. В конце должно быть короткое резюме изложенного, его итоги, просьбы и пожелания.

4. Нет – шаблонам. На этапе обучения можно, конечно, рассмотреть образцы готовых деловых писем, но не стоит пользоваться готовыми шаблонами. В письме должна отражаться личность отправителя, оно должно бы быть действительно адресованным конкретному человеку. Если приходится извиняться, стоит отдельно поработать над формой и избегать штампованных фраз, чтобы послание не выглядело как дежурная отписка.

5. Внимание – тону изложения. Письмо предназначается для конкретного человека, с которым, так или иначе, имеются определенные отношения. Стоит проявить заинтересованность и соучастие, а если это коммерческое предложение, надо исходить из ожидаемых выгод человека. Фамильярность категорически недопустима. Не стоит писать письма в нестабильном эмоциональном состоянии, лучше отложить этот процесс и сначала успокоиться. В посланиях не должно читаться нелицеприятное отношение к получателю, гнев и раздражение.

6. Конкретные предложения. Если поводом к письму является обсуждение проблемы, стоит предложить возможные варианты ее решения. Важно, чтобы все было четко, и после ознакомления с письмом у читателя не оставалось вопросов по содержанию, и он смог сформировать свое мнение в связи с ключевым вопросом.

7. Вычитка и редактирование. В вашем письме не должно быть ошибок или опечаток. Поэтому стоит уделить внимание тому, чтобы вычитать текст. Чтобы понять, насколько верно выбран тон послания, стоит прочитать его вслух. Таким образом, легче выявить нестыковки и стилистические ляпы. Заботьтесь о своей репутации и следуйте правилу никогда не отправлять невычитанные и неотредактированные письма.

🇺🇿 Будьте в курсе последних финансовых новостей в Узбекистане и всего Мира!
♻️ Сайт 🇷🇺 🇺🇿
♻️ Telegram channel 🇷🇺
♻️ Telegram channel 🇺🇿
♻️ Facebook страница 🇷🇺
♻️ Facebook страница 🇺🇿
♻️ Instagram
💠 Скачать в Play Market
💠 Скачать в App Store
🌏 Кто владеет информацией, тот владеет миром!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Организация свадьбы Ташкент